حتی زمانی که تمام روز خود را تایم باکس (زمان‌بندی) می‌کنید، متوجه خواهید شد که در نهایت با چند جیب تصادفی زمان در برنامه‌تان حواستان پرت می‌شود. اگر برنامه‌ای برای انجام این کار ندارید، آنها فوق العاده غیرمولد خواهند شد، بنابراین به این فکر کنید که چگونه می‌توانید بهره وری خود را با «جیب زمان» به حداکثر برسانید.
جیب‌های زمان (Time Pocket) چیست؟
جیب‌های زمان، زمان‌های کمی در طول روز معمولی شما هستند که واقعاً به چیزی مشغول نیستند، اما می‌توانند در انجام پروژه‌های بزرگ به شما کمک کنند. فرض کنید ۴۵ دقیقه اول هر روز کاری را برای رسیدگی به صندوق ورودی ایمیل خود اختصاص می‌دهید. اگر یک روز در ۳۰ دقیقه تمام کنید، ۱۵ دقیقه فرصت دارید. این یک جیب زمان است.
می‌توانید از آن زمان برای استراحت استفاده کنید، زیرا باید استراحت بیشتری داشته باشید، اما در حالت ایده‌آل، از قبل استراحت‌های واقعی خود را در زمان‌های دیگر برنامه‌ریزی کرده‌اید. در عوض، استفاده از این جیب‌ها را برای انجام کار روی پروژه‌های بزرگتر در نظر بگیرید.
دو روش برای استفاده از جیب‌های زمان
اولین راهی که می‌توانید از لحظات کمی برای انجام کارها استفاده کنید، متعهد شدن به قانون دو دقیقه است. این به خوبی برای زمان‌هایی که انتظارش را ندارید کار می‌کند، مانند مثال بالا، زمانی که کار دیگری را قبل از اتمام زمانی که برای آن اختصاص داده‌اید به پایان می‌رسانید. فهرستی از کارهای ساده‌ای که می‌توانید به طور معقول در دو دقیقه انجام دهید، صرف نظر از اینکه چقدر کارها مهم هستند – مانند جمع آوری ظروف از محل کار یا پر کردن یک فرم، داشته باشید. هر زمان که زمان غیرمنتظره‌ای داشتید، فوراً به لیست خود مراجعه کنید، اولین مورد را انتخاب کنید و آن را بیرون بیاورید. هر زمان که یک کار ساده و دو دقیقه‌ای دیگر در طول روز ظاهر شد، آن را به لیست اضافه کنید تا همیشه در زمان توقف برنامه‌ریزی نشده کارهای کوچکی برای انجام دادن داشته باشید.
راه دیگری که می‌توانید از جیب‌های زمانی استفاده کنید این است که در برنامه خود یادداشت کنید چه زمانی استراحت کوچک دارید و از آن استفاده کنید. گاهی اوقات، بین جلسات یا فعالیت‌ها ۱۵ یا ۲۰ دقیقه وقت خواهید داشت. به جای اینکه در لحظه به دنبال کاری باشید که با آنها انجام دهید، باید به بخش کوچکتری از یک پروژه بزرگتر بپردازید. بهترین راه برای انجام این کار این است که یک برد Kanban یا چیزی مشابه ایجاد کنید و وظایف بزرگ را به کارهای کوچکتر و قابل مدیریت تقسیم کنید. کارهای کوچکتر از پروژه‌های بزرگتر را در زمان‌بندی مشخصی در برنامه خود قرار دهید، که به شما کمک می‌کند در طول روز بهره‌ورتر و متمرکز بمانید و همچنین باعث می‌شود که وقتی روی فعالیت‌های طولانی‌مدت کار می‌کنید، احساس غرق شدن در شما را کاهش دهد. به جای اینکه همه کارها را به یکباره انجام دهید، کار را تقسیم کنید، آن را در جیب‌هایی انجام دهید که کار دیگری برای انجام دادن ندارید. در این موارد، همچنان باید به جعبه زمانی برای ایجاد یک رکورد و زمان‌بندی واضح تکیه کنید، و قاطعانه در تقویم خود متذکر شوید که در طول این ۱۵ یا ۲۰ دقیقه، روی یک کار کوچک کار خواهید کرد.
